Przebieg prawidło przeprowadzonych procesów informacyjnych w firmie determinuje często pozycję organizacji na rynku konkurencji. Coraz częściej zarządzanie informacją jest utożsamiane bezpośrednio z zarządzaniem zbiorami danych, co jest wynikiem postępującej cyfryzacji przedsiębiorstw. Czy firmy potrafią w dzisiejszych czasach odpowiednio zarządzać zasobami informacyjnymi, aby zapewnić sobie przewagę konkurencyjną na rynku?
Dostępne, gdy potrzebne
Współcześnie stałym punktem odniesienia do rozwiązywania wszelkich problemów związanych z zarządzaniem informacją są wdrażane systemy informatyczne, które mają odpowiadać na każdą pojawiającą się niedogodność. Należałoby jednak powołać się na fakt, że od kiedy zaczęliśmy się przywiązywać do systemów elektronicznego przetwarzania danych (EDP z ang. Electronic Data Processing), to sterowanie informacją wewnątrzorganizacyjną leży od wieków po stronie decydentów, którzy powinni odznaczać się wysoko skonkretyzowanymi potrzebami informacyjnymi, które na dany moment są im rzeczywiście niezbędne. Warunki, jakie dają nam dziś zaawansowane techniki informatyczne, takie jak szybkie reagowanie na potrzeby informacyjne czy przełamanie bariery pojemności pamięci komputerowej – obniżają koszty przechowywania oraz gromadzenia danych. Powinniśmy wziąć pod uwagę, że aby zapewnić sobie systematyczny, efektywny przepływ informacji, a także uniknąć szumu o charakterze dezinformacyjnym – asymetrii informacji, należy odejść od dominującego współcześnie trendu wdrażania systemów technicznego przetwarzania danych na rzecz infrastruktury oraz środowiska informacyjnego. Nadmiarowość informacji, która odznacza się niską użytecznością, może być przykładem wielkiej eksplozji danych, dzięki której wiemy już, że odpowiednie zarządzanie procesami informacyjnymi to także szeroko rozumiana selekcja.
PIM
Zarządzanie informacją osobistą – śledzenie informacji na zasadzie działania skojarzeń w ludzkich umysłach. Komputer analogowy, który zapoczątkował wyszukiwanie informacji i przyniósł ze sobą znacznie więcej niż połączone ze sobą informacje. PIM stał się także elementem marketingu w zakresie badania zachowań użytkowników, których aktywność związana z przesyłaniem informacji jest fundamentalna do realizacji określonych zadań. W kontekście interakcji między człowiekiem, a komputerem traktowane jako UX.
Operatywne, a strategiczne
Operatywne zarządzanie informacją obejmuje gromadzenie, przetwarzanie oraz rozpowszechnienia danych do celów bieżących funkcjonowania firmy. Natomiast system zarządzania informacją strategiczną jest niezbędny z punktu widzenia podejmowania decyzji dotyczących celów długoterminowych, co więcej – informacje o efektach uzyskanych podczas realizacji konkretnych decyzji wzbogacają ten komplementarny system. Strumienie informacyjne są związane bezpośrednio z procesami komunikacji interpersonalej wewnątrz organizacji bądź pomiędzy firmą, a kontrahentami. Następna płaszczyzną są systemy stricte technologiczne, które wspomagają realizację funkcji poszczególnych komórek informacyjnych oraz zapewniają szybszy przepływ strumieni informacyjnych. Czynniki personalne takie jak umiejętności pracowników są znaczące do skutecznego wykorzystania technologii informatycznej w ramach płynnego działania firmy.
Podsumowując
Z jednej strony pracownicy danej firmy powinni mieć dostęp do zidentyfikowanego, pewnego źródła pozyskiwania informacji, które charakteryzuje się wysoką niezawodnością i rzetelnością. Co więcej decydenci powinni odpowiednio zarządzać informacją skierowującą – do kogo i w jaki celu mamy zwrócić się o potrzebną informację oraz potrafić ocenić czy będzie to najbardziej odpowiedni wariant w danej sytuacji. Niewątpliwe z drugiej strony wdrażanie systemów technologii informatycznych w przedsiębiorstwie jest wskazane, aby usprawnić proces przepływu strumieni wszelkich potrzebnych danych do wykonywania odpowiednich zadań oraz wspomagać realizację funkcji informacyjno-komunikacyjnych.
Maja SEO PARTNER
